Co do zasady, dla każdej nieruchomości powinna być prowadzona księga wieczysta. Zdarza się jednak, że nieruchomość nie ma założonej księgi wieczystej. Niektóre księgi wieczyste we wcześniejszej wersji – papierowej – mogły zaginąć, bądź ulec zniszczeniu, a dla niektórych nieruchomości księga wieczysta mogła po prostu nigdy nie zostać założona. Z pewnością jest to utrudnienie podczas transakcji zakupu nieruchomości, sytuacja taka stwarza bowiem niepewność, co do stanu prawnego nieruchomości.
Dla nieruchomości, dla których nie ma założonych ksiąg wieczystych w sądach rejonowych prowadzone są zbiory dokumentów. Należy jednak dążyć do tego, by stan prawny nieruchomości był ujawniony w prowadzonej dla niej księdze wieczystej.
Księgi wieczyste zakładane są na wniosek osoby uprawnionej, takiej, jak na przykład właściciel nieruchomości. Często jednak, wniosek o założenie księgi wieczystej składa notariusz, który przeprowadza czynność notarialną sprzedaży nieruchomości. Co bowiem istotne, nieruchomość, która nie posiada założonej księgi wieczystej, może nadal być przedmiotem sprzedaży i wówczas właśnie na notariuszu ciąży obowiązek złożenia wspomnianego wniosku w imieniu nabywcy nieruchomości.
Wniosek o założenie księgi wieczystej należy złożyć na urzędowym formularzu KW-ZAL (nie dotyczy notariusza) w sądzie rejonowym właściwym miejscowo dla danej nieruchomości (czyli tam, gdzie nieruchomość się znajduje) w wydziale ksiąg wieczystych. W formularzu należy wskazać m.in. rodzaj nieruchomości (gruntowa, budynkowa, lokalowa, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu), dane dotyczące położenia nieruchomości, a także dane dotyczące oznaczenia i obszaru (powierzchni) nieruchomości.
Do wniosku o założenie księgi wieczystej należy dołączyć niezbędne dokumenty, jak na przykład umowa sprzedaży nieruchomości. Wniosek o założenie księgi wieczystej podlega obecnie stałej opłacie sądowej w wysokości 100 zł.
