Ewidencja gruntów i budynków to jeden z największych rejestrów publicznych w kraju. Warto wiedzieć, jakie dane zawiera, skąd je pozyskuje oraz komu mogą zostać udostępnione. Ewidencja inaczej nazywana jest katastrem nieruchomości.

Zawartość ewidencji gruntów i budynków

Ewidencja gruntów i budynków obejmuje informacje dotyczące:

  • gruntów - ich położenia, granic, powierzchni, rodzajów użytków gruntowych oraz ich klas bonitacyjnych, oznaczenia ksiąg wieczystych lub zbiorów dokumentów, jeżeli zostały założone dla nieruchomości, w skład której wchodzą grunty;
  • budynków - ich położenia, przeznaczenia, funkcji użytkowych i ogólnych danych technicznych;
  • lokali - ich położenia, funkcji użytkowych oraz powierzchni użytkowej.

W ewidencji gruntów i budynków wykazuje się także:

  • właścicieli nieruchomości, a w przypadku nieruchomości Skarbu Państwa lub jednostek samorządu terytorialnego - oprócz właścicieli inne podmioty, w których władaniu lub gospodarowaniu, w rozumieniu przepisów o gospodarowaniu nieruchomościami Skarbu Państwa, znajdują się te nieruchomości; oraz w przypadku gruntów, dla których ze względu na brak księgi wieczystej, zbioru dokumentów albo innych dokumentów nie można ustalić ich właścicieli - osoby lub inne podmioty, które władają tymi gruntami na zasadach samoistnego posiadania;
  • miejsce pobytu stałego lub adres siedziby tych podmiotów.

Grunty rolne i leśne obejmuje się gleboznawczą klasyfikacją gruntów, przeprowadzaną w sposób jednolity dla całego kraju, na podstawie urzędowej tabeli klas gruntów, a ewidencję gruntów i budynków, w części dotyczącej lasów, prowadzi się z uwzględnieniem przepisów o lasach.

Wykorzystanie danych z ewidencji gruntów i budynków

Dane z ewidencji są wykorzystywane na bardzo dużą skalę w wielu obszarach funkcjonowania państwa. Dane zawarte w ewidencji gruntów i budynków stanowią podstawę planowania gospodarczego, planowania przestrzennego, wymiaru podatków i świadczeń, oznaczania nieruchomości w księgach wieczystych, statystyki publicznej, gospodarki nieruchomościami oraz ewidencji gospodarstw rolnych.

Organy Służby Geodezyjnej i Kartograficznej współpracują z jednostkami, które wykorzystują dane zawarte w ewidencji, w zakresie utworzenia i sfinansowania systemu dostępu i wymiany danych między ewidencją gruntów i budynków a ewidencjami i rejestrami publicznymi prowadzonymi przez inne organy i jednostki.

Obowiązek aktualizacji danych objętych ewidencją gruntów i budynków

Właściciele nieruchomości mają obowiązek zgłosić właściwemu staroście zmiany danych objętych ewidencją gruntów i budynków, w terminie 30 dni, licząc od dnia powstania tych zmian.

Obowiązek ten nie dotyczy zmian danych objętych ewidencją gruntów i budynków, wynikających z aktów normatywnych, prawomocnych orzeczeń sądowych, decyzji administracyjnych, aktów notarialnych, materiałów zasobu, wpisów w innych rejestrach publicznych oraz dokumentacji architektoniczno-budowlanej przechowywanej przez organy administracji architektoniczno-budowlanej. Obowiązek w tych przypadkach nie występuje, bowiem dane aktualizowane są wówczas z urzędu, bez konieczności zgłaszania wniosku przez właściciela nieruchomości.

W celu utrzymania ewidencji w stanie ciągłej aktualności danych w niej zawartych, odpowiednie organy zostały wyposażone w narzędzia prawne, które pozwalają ten obowiązek egzekwować. Jeżeli uzyskanie danych niezbędnych do aktualizacji bazy danych ewidencji gruntów i budynków nie jest możliwe w inny sposób, starosta może, w drodze decyzji administracyjnej, nałożyć na właścicieli obowiązek:

  • opracowania dokumentacji geodezyjnej niezbędnej do aktualizacji bazy danych ewidencji gruntów i budynków, w przypadku ustalenia, że stan faktyczny nieruchomości jest inny niż ujawniony w tej bazie danych;
  • udostępnienia dokumentacji budowy lub dokumentacji powykonawczej, jeżeli jest to niezbędne do ujawnienia w bazie danych ewidencji gruntów i budynków danych dotyczących budynku lub działki;
  • udzielenia informacji o sposobie użytkowania budynków i lokali.

Obowiązek przekazywania dokumentów w celu aktualizacji danych w ewidencji gruntów i budynków

Każdy z organów i każda z instytucji wskazanych w ustawie ma obowiązek przekazywać właściwemu staroście dane, które pozwalają zachować aktualność informacji zawartych w ewidencji gruntów i budynków.

Sądy przekazują właściwemu staroście odpisy prawomocnych orzeczeń sądu, a w przypadkach dotyczących europejskiego poświadczenia spadkowego - odpisy orzeczeń sądu, w sprawach o własność nieruchomości lub jej części, w szczególności dotyczących stwierdzenia nabycia prawa własności do nieruchomości przez zasiedzenie; nabycia praw do spadku; działu spadku; zniesienia współwłasności; podziału majątku wspólnego; potwierdzenia nabycia prawa własności w wyniku uwłaszczenia, a także wydanie nieruchomości lub jej części, rozgraniczenie nieruchomości oraz zawiadomienia o nowych wpisach w działach I i II księgi wieczystej.

Z kolei notariusze przekazują właściwemu staroście:

  • odpisy aktów notarialnych, które w swojej treści zawierają przeniesienie, zmianę, zrzeczenie się albo ustanowienie praw do nieruchomości, które podlegają ujawnieniu w ewidencji gruntów i budynków, bądź obejmują czynności przenoszące własność nieruchomości lub prawo użytkowania wieczystego nieruchomości gruntowej;
  • odpisy aktów poświadczenia dziedziczenia oraz odpisy europejskich poświadczeń spadkowych.

Organy administracji publicznej przekazują właściwemu staroście odpisy ostatecznych decyzji administracyjnych, wraz z załącznikami w sprawie o: nabyciu, zmianie lub utracie prawa własności do nieruchomości, a w odniesieniu do nieruchomości Skarbu Państwa lub jednostek samorządu terytorialnego także o nabyciu, zmianie lub utracie prawa użytkowania wieczystego, trwałego zarządu lub innej formy władania tą nieruchomością; podziale nieruchomości; scaleniu i podziale nieruchomości; scaleniu gruntów; wymianie gruntów; rozgraniczeniu nieruchomości; zatwierdzeniu gleboznawczej klasyfikacji gruntu; ustaleniu linii brzegu; pozwoleniu na użytkowanie budynku, drogi lub linii kolejowej; rozbiórce budynku; zmianie sposobu użytkowania gruntu, a także odpisy zgłoszeń dotyczących zmiany sposobu użytkowania budynku lub jego części oraz zawiadomienia o zmianach danych, zawartych w zbiorze danych osobowych Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL), dotyczących osób fizycznych ujawnianych w ewidencji gruntów i budynków jako właściciele lub władający nieruchomościami.

Starosta najpóźniej w terminie 30 dni od dnia otrzymania tych dokumentów wpisuje dane z nich wynikające do ewidencji gruntów i budynków oraz do rejestru cen nieruchomości w zakresie wynikającym z tej ewidencji lub rejestru.

Procedura aktualizacji informacji zawartych w ewidencji gruntów i budynków

Informacje, które udostępnia się w ewidencji gruntów i budynków zawiera operat ewidencyjny, który składa się z:

  • bazy danych, prowadzonej za pomocą systemu teleinformatycznego zapewniającego w szczególności: odpowiednio zabezpieczone przechowywanie danych i ich aktualizację; udostępnianie oraz wspólne korzystanie z danych na zasadach określonych w przepisach o infrastrukturze informacji przestrzennej; wizualizację danych w formie rejestrów, kartotek i wykazów oraz mapy ewidencyjnej, a także udostępnianie zainteresowanym wypisów z tych rejestrów, kartotek i wykazów oraz wyrysów z mapy ewidencyjnej;
  • zbioru dokumentów uzasadniających wpisy do bazy danych.

Co istotne, informacje zawarte w operacie ewidencyjnym są jawne oraz podlegają aktualizacji:

  • z urzędu, jeżeli zmiany tych informacji wynikają z: przepisów prawa; określonych dokumentów; materiałów zasobu; wykrycia błędnych informacji;
  • na właścicieli lub władających gruntami na zasadach samoistnego posiadania.

Udostępnianie danych z operatu ewidencyjnego

Starosta udostępnia informacje zawarte w operacie ewidencyjnym w formie:

  • wypisów z rejestrów, kartotek i wykazów tego operatu;
  • wyrysów z mapy ewidencyjnej;
  • kopii dokumentów uzasadniających wpisy do bazy danych operatu ewidencyjnego;
  • plików komputerowych sformatowanych zgodnie z obowiązującym standardem wymiany danych ewidencyjnych;
  • usług określonych w ustawie o infrastrukturze informacji przestrzennej.

Każdy może żądać udostępnienia informacji zawartych w operacie ewidencyjnym i co do zasady takie dane są udostępniane. Jednak dane zawierające dane osobowe właścicieli są wydawane przez starostę tylko na żądanie:

  • właścicieli oraz osób i jednostek organizacyjnych władających gruntami, budynkami lub lokalami, których dotyczy udostępniany zbiór danych lub wypis;
  • organów administracji publicznej albo podmiotów niebędących organami administracji publicznej, realizujących, na skutek powierzenia lub zlecenia przez organ administracji publicznej, zadania publiczne związane z gruntami, budynkami lub lokalami, których dotyczy udostępniany zbiór danych lub wypis;
  • operatorów sieci telekomunikacyjnych; systemu przesyłowego, systemu dystrybucyjnego oraz systemu połączonego, w rozumieniu Prawa energetycznego oraz
  • innych podmiotów, które mają interes prawny w uzyskaniu takich danych.

Zintegrowany system informacji o nieruchomościach

Główny Geodeta Kraju tworzy i utrzymuje zintegrowany system informacji o nieruchomościach, będący systemem teleinformatycznym. Robi to we współpracy z wieloma organami na przykład ze starostami, wojewodami i marszałkami województw oraz Ministrem Sprawiedliwości, ministrem właściwym do spraw informatyzacji, ministrem właściwym do spraw wewnętrznych, ministrem właściwym do spraw finansów publicznych, ministrem właściwym do spraw środowiska, ministrem właściwym do spraw klimatu, Prezesem Głównego Urzędu Statystycznego oraz Prezesem Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa,

Zintegrowany system informacji o nieruchomościach jest systemem teleinformatycznym, który umożliwia w szczególności:

  • prowadzenie centralnego repozytorium kopii zbiorów danych ewidencji gruntów i budynków;
  • monitorowanie w skali poszczególnych województw oraz całego kraju spójności i jakości zbiorów danych ewidencji gruntów i budynków;
  • wymianę danych w formie dokumentów elektronicznych między ewidencją gruntów i budynków a innymi rejestrami publicznymi, takimi jak: księga wieczysta, państwowy rejestr granic i powierzchni jednostek podziałów terytorialnych kraju, krajowy rejestr urzędowy podziału terytorialnego kraju, krajowy rejestr urzędowy podmiotów gospodarki narodowej, krajowy system ewidencji producentów, ewidencji gospodarstw rolnych oraz ewidencji wniosków o przyznanie płatności, w zakresie niezbędnym do prowadzenia tych rejestrów publicznych, a także przekazywanie w formie dokumentów elektronicznych zawiadomień o zmianach danych, dokonywanych w poszczególnych rejestrach publicznych, mających znaczenie dla innych rejestrów publicznych włączonych do zintegrowanego systemu informacji o nieruchomościach;
  • dokonywanie przez sądy prowadzące księgi wieczyste sprawdzeń, o których mowa w art. 6268 § 4 Kodeksu postępowania cywilnego, tj. gdy sąd rozpoznając wniosek o zmianę oznaczenia nieruchomości w księdze wieczystej, dokonuje z urzędu sprawdzenia danych wskazanych we wniosku i ujawnionego w księdze wieczystej oznaczenia nieruchomości z danymi katastru nieruchomości;
  • weryfikację zgodności danych ewidencji gruntów i budynków z danymi zawartymi w: księgach wieczystych, Powszechnym Elektronicznym Systemie Ewidencji Ludności, krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej oraz krajowym rejestrze urzędowym podziału terytorialnego kraju, a także pozyskiwanie danych zawartych w tych rejestrach na potrzeby ewidencji gruntów i budynków;
  • udostępnianie organom administracji publicznej oraz innym podmiotom, realizującym zadania publiczne na podstawie odrębnych przepisów albo na skutek ich powierzenia lub zlecenia przez organ administracji publicznej, danych ewidencji gruntów i budynków niezbędnych do realizacji przez te podmioty zadań publicznych;
  • przeprowadzanie analiz przestrzennych na zbiorach danych ewidencji gruntów i budynków obejmujących obszary większe niż jeden powiat.

Terenowe i krajowe zestawienia zbiorcze danych objętych ewidencją gruntów i budynków

Na podstawie danych z ewidencji gruntów i budynków sporządza się terenowe i krajowe zestawienia zbiorcze danych objętych tą ewidencją. Starostowie sporządzają gminne i powiatowe zestawienia danych objętych ewidencją gruntów i budynków. Główny Geodeta Kraju sporządza, na podstawie zestawień powiatowych, wojewódzkie i krajowe zestawienia zbiorcze danych objętych ewidencją gruntów i budynków.