Zdarza się, że podczas transakcji sprzedaży nieruchomości druga strona transakcji oczekuje informacji o tym, kto jest zameldowany w kupowanym mieszkaniu. Warto wiedzieć, jak i gdzie uzyskać informację o tym, kto jest zameldowany pod danym adresem oraz kto może to sprawdzić.
Dane o osobach zameldowanych pod danym adresem nie są dostępne w księgach wieczystych prowadzonych dla danej nieruchomości, w przeciwieństwie do danych osobowych właściciela nieruchomości. W celu uzyskania informacji o tym, jaki jest stan zameldowania pod danych adresem należy wystąpić do organu prowadzącego ewidencję ludności z wnioskiem o udostępnienie takich danych. Organem tym jest urząd gminy albo odpowiednio urząd miasta.
Rodzaje dostępnych informacji dotyczących zameldowania
Do wyboru są dwa rodzaje formularzy: wniosek o wydanie zaświadczenia z ewidencji ludności oraz wniosek o udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL.
Wniosek o wydanie zaświadczenia z ewidencji ludności będzie dotyczył jedynie liczby osób zameldowanych pod danym adresem. Nie będzie on zatem wystarczający, jeżeli wnioskodawca potrzebuje danych zameldowanych osób. Natomiast, jeżeli wystarczające jest dla niego wskazanie przez organ liczby osób zameldowanych, ten wniosek będzie wystarczający. Co do zasady, taki wniosek należy opłacić opłatą skarbową w wysokości 17 złotych za wydanie zaświadczenia, a potwierdzenie jej uiszczenia dołączyć do wniosku. Dodatkowo, jeżeli w imieniu wnioskodawcy działa pełnomocnik, należy zapłacić 17 zł opłaty skarbowej za złożeni dokumentu udzielenia pełnomocnictwa. Numery rachunków bankowych, na które należy uiścić przelew, można znaleźć w siedzibie organu albo na jego stronie internetowej. Zaświadczenie, które zostaje wydane na podstawie tego wniosku nie zawiera danych konkretnej osoby (innej niż wnioskodawca) lub imion i nazwisk osób zameldowanych pod wskazanym adresem.
Dane jednostkowe z rejestru mieszkańców
Jeżeli natomiast wnioskodawca chce uzyskać dane osób zameldowanych w danym mieszkaniu, powinien złożyć w urzędzie gminy albo urzędzie miasta w wydziale ewidencji ludności wniosek o udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL. Wniosek ten podlega opłacie administracyjnej 31 złotych za udostępnienie jednostkowych danych z ewidencji ludności. Przez dane jednostkowe rozumie się informacje dotyczące imion i nazwisk wszystkich osób zameldowanych pod jednym adresem, a więc za cały wniosek dotyczący jednego adresu zamieszkania należna opłata wyniesie wspomniane 31 złotych. Dodatkowo należna będzie opłata skarbowa 17 zł za złożenie dokumentu pełnomocnictwa, jeżeli w imieniu wnioskodawcy działa pełnomocnik, na przykład pośrednik w obrocie nieruchomościami albo radca prawny. Opłatę można wnieść na rachunek bankowy albo bezpośrednio w urzędzie.
Forma złożenia wniosku
Wnioski należy wnieść na urzędowych formularzach, które dostępne są bezpośrednio w urzędzie oraz na stronach internetowych urzędów. Do wniosków należy dołączyć wniosek o udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL, dokument potwierdzający interes prawny wnioskodawcy do uzyskania żądanych danych, dowód wniesienia opłaty za udostępnienie danych oraz okazać dowód osobisty lub inny dokument pozwalający na ustalenie tożsamości.
Miejsca złożenia wniosku
Wniosek o wydanie tzw. zaświadczenia o zameldowaniu powinien zostać złożony w urzędzie miasta albo urzędzie gminy. Wniosek może być złożony w formie papierowej albo w formie elektronicznej. W przypadku wniosku o udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL nie musi być on złożony w miejscowości, w której położona jest nieruchomość. Może on być złożony w dowolnym urzędzie i zostanie przekazany do właściwej jednostki.
Regulacje prawne
Kwestię udostępniania danych mieszkańców reguluje ustawa z dnia 24 września 2010 o ewidencji ludności. Rejestr mieszkańców jest prowadzony zgodnie z właściwością miejscową, a więc w obszarze, gdzie położona jest nieruchomość, przez wójta, burmistrza albo prezydenta miasta, który jest właściwym do tego organem. W celu uzyskania informacji o zameldowaniu należy zatem udać się do urzędu gminy albo urzędu miasta.
Urzędowy formularz
Wniosek należy złożyć na urzędowym formularzu oznaczonym znakiem EL/WUDJ/1, czyli Wniosek o udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL, który załącznik do Rozporządzenia Ministra Cyfryzacji z dnia 14 lipca 2022 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z rejestru mieszkańców i rejestru PESEL oraz trybu uzyskiwania zgody na udostępnienie danych. Formularz dostępny jest na stronach internetowych urzędów oraz możliwy do pobrania osobiście w formie papierowej w siedzibie urzędu.
Na formularzu należy wskazać, z którego rejestru dane są potrzebne wnioskodawcy, czy z rejestru mieszkańców albo z rejestru PESEL. Dodatkowo należy wpisać dane wnioskodawcy i adres korespondencyjny, a także dane osoby, której wniosek dotyczy.
Należy wskazać cel i uzasadnienie potrzeby pozyskania danych. Dane powinny być wykrozystane wyłącznie do tego celu. Potrzeba uzyskania danych może wynikać z interesu faktycznego lub interesu prawnego, a w przypadku powołania się na interes prawny wnioskodawca jest zobowiązany wskazać podstawę prawną, z której wywodzi uprawnienie do żądania udostępnienia danych innej osoby, i załączyć dokumenty potwierdzające ten interes. Przykładowe sytuacje wskazujące na posiadanie interesu prawnego to zobowiązanie sądu do wskazania danych osoby poszukiwanej, trwające postępowanie sądowe albo dochodzenie zasądzonych prawomocnym wyrokiem wierzytelności.
Do formularza należy dołączyć dowód uiszczenia opłaty od wniosku oraz ewentualnie pełnomocnictwo wraz z dowodem uiszczenia opłaty skarbowej, jeżeli wnioskodawca działa przez pełnomocnika, a także pozostałe dowody dla wykazania interesu prawnego bądź faktycznego.Należy wskazać cel i uzasadnienie potrzeby pozyskania danych. Dane powinny być wykrozystane wyłącznie do tego celu. Potrzeba uzyskania danych może wynikać z interesu faktycznego lub interesu prawnego, a w przypadku powołania się na interes prawny wnioskodawca jest zobowiązany wskazać podstawę prawną, z której wywodzi uprawnienie do żądania udostępnienia danych innej osoby, i załączyć dokumenty potwierdzające ten interes. Przykładowe sytuacje wskazujące na posiadanie interesu prawnego to zobowiązanie sądu do wskazania danych osoby poszukiwanej, trwające postępowanie sądowe albo dochodzenie zasądzonych prawomocnym wyrokiem wierzytelności.
Kto może uzyskać dane o zameldowaniu
Dane z rejestru mogą być udostępnione wyłącznie wskazanym w ustawie osobom. Są to między innymi osoby prawne oraz fizyczne i jednostki organizacyjne, jeżeli wykażą w tym interes prawny; jednostki organizacyjne, w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej, jeżeli po wykorzystaniu dane te zostaną poddane takiej modyfikacji, która nie pozwoli ustalić tożsamości osób, których dane dotyczą; a także inne osoby i jednostki organizacyjne, jeżeli wykażą interes faktyczny w otrzymaniu danych, pod warunkiem uzyskania zgody osób, których dane dotyczą. O zgodę bezpośrednio do danej osoby występuje organ (prezydent, wójt), wyznaczając termin do udzielenia zgody, nie krótszy niż 7 dni i nie dłuższy niż 14 dni. Nieudzielenie zgody w wyznaczonym terminie skutkuje odmową udzielenia zgody na udostępnienie danych i wówczas wnioskodawca nie otrzyma żądanych danych, jednak dzieje się tak tylko w przypadku, gdy podstawą uzyskania danych ma być interes faktyczny. Jeżeli wnioskodawca posiada interes prawny, dane zostaną mu udostępnione bez zgody osoby, której dane dotyczą.
Interes prawny w uzyskaniu danych z rejestru mieszkańców
Interes prawny to inaczej obiektywnie istniejącą potrzeba ochrony prawnej wnioskodawcy. Interes prawny w uzyskaniu danych z ewidencji ma na przykład wierzyciel osoby zmarłej w zakresie danych jego spadkobierców albo przyszły właściciel nieruchomości, stanowiącej dany lokal, który chce dowiedzieć się, kto jest w nim zameldowany i posiada na przykład umowę przedwstępną sprzedaży nieruchomości. Interes prawny wykazuje się, co do zasady, poprzez wskazanie przepisu, który stanowi podstawę żądania danych z ewidencji. Do wniosku należy załączyć dowody na poparcie swoich twierdzeń.
Interes faktyczny
Interes faktyczny jest przeciwieństwem interesu prawnego i jest to potrzeba, której zaspokojenia od władzy publicznej oczekuje określony podmiot, która jednak nie znajduje podstawy w przepisach prawa, a więc wnioskodawca nie jest w stanie wskazać przepisu prawa materialnego, na którym opiera swoje żądanie. Wnioskodawca może żądać od organu administracji podjęcia działań mimo braku interesu prawnego.
Wnioskodawca wykaże interes faktyczny, jeżeli określi we wniosku cel, którego realizacja zależy od udostępnienia danych oznaczonej osoby, który nie może być sprzeczny z prawem. Jeżeli osoba, której dane dotyczą wyrazi zgodę na udostępnienie danych, organ nie musi poszukiwać innej podstawy prawnej dla udostępnienia danych, bowiem sama zgoda jest wystarczająca.
Organ występuje o zgodę zanim udostępni dane. Zatem najpierw wpływa do organu wniosek o udostępnienie danych i jeżeli wnioskodawca nie wykaże interesu prawnego, ale powoła się na interes faktyczny, wówczas organ zwróci się do osoby, o której dane chodzi, i zapyta ją o zgodę na ich udostępnienie. Oczywiście w formie pisemnej. Warto mieć to na względzie w szczególności, jeżeli wnioskodawcy zależy, aby osoba, której dane dotyczą, nie posiadała wiedzy, iż próbuje on uzyskać te informacje z urzędu.
Zaświadczenie
Dane dotyczące zameldowania pod danym adresem są przekazywane, w zależności od żądania wnioskodawcy, na piśmie utrwalonym w postaci papierowej, opatrzonym własnoręcznym podpisem lub w postaci elektronicznej, opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Co do zasady, udostępnienie danych powinno nastąpić w terminie 30 dni od dnia złożenia wniosku, chyba że wniosek zawiera braki, które wymagają uzupełnienia.
