Odpis z księgi wieczystej jest często wykorzystywany w obrocie nieruchomościami i niezbędny na przykład przy zawieraniu umowy sprzedaży nieruchomości. Co istotne, wydruk uzyskany samodzielnie z powszechnie dostępnego systemu Elektronicznych Ksiąg Wieczystych Ministerstwa Sprawiedliwości, a także z jakiejkolwiek innej strony internetowej nie jest odpisem księgi wieczystej, a co za tym idzie nie jest dokumentem urzędowym. Jest to jedynie wydruk odzwierciedlający stan księgi wieczystej w momenie jego uzyskiwania.
Warto podkreślić, że odpis z księgi wieczystej nie ma „terminu ważności”, jednak im jest starszy, tym bardziej prawdopodobne, że nie będzie już aktualny. Odpis z księgi wieczystej jest aktualny tak długo, jak wpisy w księdze wieczystej nie uległy zmianie. Dlatego warto każdorazowo, niezależnie od posiadania dokumentów wydanych z Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych, na bieżąco sprawdzać stan nieruchomości w systemie Elektronicznych Ksiąg Wieczystych, dostępnym powszechnie i bez opłat.
Kwestia wydawania odpisów, wyciągów oraz zaświadczeń z księgi wieczystej została uregulowana w ustawie z 6 lipca 1982 o księgach wieczystych i hipotece (dalej jako u.k.w.h.) w artykułach 364 – 365 oraz odpowiednich rozporządzeniach wykonawczych.
Centralna baza danych ksiąg wieczystych to ogólnokrajowy zbiór ksiąg wieczystych prowadzonych w systemie teleinformatycznym. Bazę danych utrzymuje Minister Sprawiedliwości, a informacji z niej udziela Centralna Informacja Ksiąg Wieczystych, której oddziały funkcjonują przy wydziałach sądów rejonowych prowadzących księgi wieczyste.
Centralna Informacja Ksiąg Wieczystych wydaje na wniosek odpisy ksiąg wieczystych, wyciągi z ksiąg wieczystych oraz zaświadczenia o zamknięciu ksiąg wieczystych. Dokumenty te mają moc dokumentów wydawanych przez sąd, co oznacza, że mają one moc dokumentów urzędowych w rozumieniu art. 244 kodeksu postępowania cywilnego. Dokumenty urzędowe, sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy władzy publicznej i inne organy państwowe w zakresie ich działania, stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo zaświadczone. W przypadku złożenia za pośrednictwem systemu teleinformatycznego wniosku o wydanie dokumentów, Centralna Informacja umożliwia samodzielne wydrukowanie tych dokumentów za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Wydruki tych dokumentów mają moc dokumentów wydawanych przez sąd, jeżeli posiadają cechy umożliwiające ich weryfikację z danymi zawartymi w centralnej bazie danych ksiąg wieczystych.
Centralna Informacja Ksiąg Wieczystych umożliwia przeglądanie ksiąg wieczystych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Niezbędna jest do tego znajomość numeru księgi wieczystej, z której treścią chcemy się zapoznać. Przeglądanie ksiąg wieczystych w ten sposób jest bezpłatne i dostępne dla każdego, a zwykłe wydruki treści księgi wieczystej uzyskane z tego systemu nie posiadają mocy dokumentów wydawanych przez sąd.
Rodzaje odpisów ksiąg wieczystych
Z Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych na wniosek uzyskać można następujące dokumenty: odpis zwykły księgi wieczystej, odpis zupełny księgi wieczystej, wyciąg z księgi wieczystej oraz zaświadczenie o zamknięciu księgi wieczystej.
Odpis zwykły księgi wieczystej można określić jako wersję podstawową. Odpis zwykły zawiera aktualny stan wpisów w księdze wieczystej oraz wzmianki o wnioskach, skargach na orzeczenia referendarzy sądowych, apelacjach, skargach kasacyjnych i wszczęciu postępowań z urzędu. Odpis ten nie zawiera żadnych dodatkowych informacji.
Natomiast odpis zupełny księgi wieczystej jest rozwiniętą informacją dotyczącą stanu prawnego nieruchomości. Przedstawia on ostatni stan wpisów w księdze wieczystej i wpisy wykreślone oraz wzmianki o wnioskach, skargach na orzeczenia referendarzy sądowych, apelacjach, skargach kasacyjnych i wszczęciu postępowań z urzędu. Należy więc zaznaczyć, że podstawową i zasadniczą różnicą między odpisem zwykłym a zupełnym jest to, że odpis zupełny zawiera w swojej treści również wpisy archiwalne, już wykreślone z księgi wieczystej. W przypadku przeniesienia treści dotychczasowej księgi wieczystej do struktury księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym, odpis zupełny księgi wieczystej przedstawia wpisy wykreślone oraz wzmianki, ujawnione od chwili przeniesienia treści dotychczasowej księgi wieczystej do systemu informatycznego.
Wyciąg z księgi wieczystej przedstawia ostatni stan wpisów we wskazanych działach w księdze wieczystej oraz wzmianek o wnioskach, skargach na orzeczenia referendarzy sądowych, apelacjach, skargach kasacyjnych i wszczęciu postępowań z urzędu. Wskazanie, z jakich działów wyciąg został sporządzony, zawarte jest w wydanym dokumencie wraz z informacją, że treść pozostałych działów nie jest objęta wyciągiem i może mieć wpływ na rozumienie treści działów objętych wyciągiem. Wyciąg z księgi wieczystej, a także odpis zwykły z księgi wieczystej nie zawierają danych o założeniu księgi wieczystej oraz o podstawie zmiany księgi wieczystej.
Natomiast zaświadczenie o zamknięciu księgi wieczystej zawiera informację, że księga wieczysta o wskazanym numerze jest zamknięta.
Sposoby uzyskania odpisów ksiąg wieczystych
Odpisy ksiąg wieczystych można uzyskać w dwojakiej formie – papierowej bądź elektronicznej.
Papierową wersję dokumentów uzyskać można w centrali Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych (w Warszawie przy ul. Czerniakowskiej 100) oraz w oddziałach Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych, zlokalizowanych przy wydziałach ksiąg wieczystych sądów rejonowych. Do wniosku należy załączyć oryginał dowodu wniesienia opłaty w przypadku, gdy wniosek jest składany osobiście. Jeżeli wniosek składany jest za pośrednictwem poczty, należy dołączyć do niego kopię potwierdzenia opłaty albo wydruk potwierdzenia przelewu, który należy opisać (wskazać, że jest to opłata od wniosku) i podpisać. Opłaty za poszczególne wnioski wynoszą kolejno: odpis zwykły księgi wieczystej – 30 zł, odpis zupełny księgi wieczystej – 60 zł, za wyciąg z księgi wieczystej: z jednego działu księgi wieczystej – 15 zł, z dwóch działów księgi wieczystej – 20 zł, z trzech działów księgi wieczystej – 25 zł, z czterech działów księgi wieczystej – 30 zł oraz za zaświadczenie o zamknięciu księgi wieczystej opłata w wysokości 10 zł. Opłatę uiścić można osobiście w kasie centrali Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych albo w kasie sądu, przy którym znajduje się oddział Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych, do którego wnoszony jest wniosek. Opłatę można również uiścić w drodze przelewu bankowego na rachunek Ministerstwa Sprawiedliwości bądź sądu, jeżeli składamy wniosek do oddziału Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych przy sądzie rejonowym. Czas oczekiwania na rozpoznanie wniosku to 30 dni kalendarzowych w przypadku wyboru drogi pocztowej. W przypadku osobistego składania wniosku w oddziale bądź centrali – dokument jest wydawany od razu na miejscu.
W przypadku chęci uzyskania dokumentów w postaci elektronicznej należy wejść na stronę internetową Elektroniczne Księgi Wieczyste Ministerstwa Sprawiedliwości oraz wybrać usługę opisaną, jako składanie wniosków o wydanie dokumentu z Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych. Do wyboru wówczas pozostaje sposób uzyskania dokumentu – do samodzielnego wydruku bądź listownie. Opłaty za uzyskanie dokumentu poprzez samodzielne jego wydrukowanie są niższe i wynoszą: odpis zwykły księgi wieczystej – 20 zł, odpis zupełny księgi wieczystej – 50 zł, wyciąg z księgi wieczystej: z jednego działu księgi wieczystej – 5 zł, z dwóch działów księgi wieczystej – 10 zł, z trzech działów księgi wieczystej – 15 zł, z czterech działów księgi wieczystej – 20 zł oraz za zaświadczenie o zamknięciu księgi wieczystej – 5 zł.
Wniosek o wydanie dokumentu z Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych należy złożyć na urzędowym formularzu, inaczej nie zostanie on rozparzony. Wzory urzędowych formularzy stanowią załącznik do rozporządzenia z dnia 27 listopada 2013 w sprawie Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych. Można go również znaleźć na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości.
