Dnia 28 stycznia Prezydent podpisał ustawę o zmianie ustawy o księgach wieczystych i hipotece oraz ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Oznacza to istotne zmiany w uzyskiwaniu dokumentacji z tych rejestrów.
Dnia 28 stycznia Prezydent podpisał nowelizację – ustawę z dnia 9 stycznia 2026 roku o zmianie ustawy o księgach wieczystych i hipotece oraz ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (numer druku 2105).
Zmiany w ustawie o księgach wieczystych
Głównym celem zmian jest nadanie nowego brzmienia art. 36(4) ust. 4 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece polegające na tym, że w przypadku złożenia za pośrednictwem systemu teleinformatycznego wniosku o wydanie dokumentów (tj. odpisów ksiąg wieczystych, wyciągów z ksiąg wieczystych oraz zaświadczeń o zamknięciu ksiąg wieczystych), Centralna Informacja umożliwia pobranie tych dokumentów w postaci dokumentów elektronicznych pozwalających na samodzielne sporządzenie wydruków za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Pobrane dokumenty elektroniczne oraz ich wydruki mają moc dokumentów wydawanych przez sąd, jeśli posiadają cechy umożliwiające ich weryfikację z danymi zawartymi w centralnej bazie danych ksiąg wieczystych.
Do tej pory, aby uzyskać odpis, wyciąg z księgi wieczystej albo zaświadczenie o zamknięciu księgi wieczystej konieczne było złożenie wniosku w postaci papierowej w sądzie właściwym dla położenia nieruchomości. Wraz z nowelizacją pojawia się nowy sposób uzyskania takich dokumentów. Procedura będzie działała podobnie, ale nie identycznie, jak dotychczasowe uzyskiwanie odpisów aktualnego i zupełnego z Krajowego Rejestru Sądowego.
System informatyczny będzie generował wypis/odpis księgi wieczystej albo zaświadczenie o jej zamknięciu wraz ze stosownym dopiskiem, który potwierdzi, że wydruki tych dokumentów mają moc równą tym wydawanym przez sąd.
Odpis, wypis z księgi wieczystej oraz zaświadczenie o jej zamknięciu będzie mógł uzyskać, tak jak do tej pory, każdy, kto zna numer księgi wieczystej.
Zmiana wejdzie w życie z dniem 31 marca 2026 r.
Opłata za wydruki dokumentów z ksiąg wieczystych
Wydruki tych dokumentów nie będą wolne od opłat. Minister Sprawiedliwości, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw finansów publicznych, określi, w drodze rozporządzenia, wysokość opłat od takich wniosków, uwzględniając potrzebę pokrycia kosztów administracyjnych oraz zróżnicowania opłat od wniosków o uzyskanie poszczególnych dokumentów w zależności od sposobu złożenia wniosku, sposobu doręczenia dokumentów oraz postaci wydawanego dokumentu, a także konieczność realizacji ustawowych zadań przez podmiot wnioskujący o wyszukanie ksiąg wieczystych.
Elektroniczne Księgi Wieczyste a uzyskanie dokumentów z ksiąg wieczystych
Należy pamiętać, że czym innym jest system elektronicznych ksiąg wieczystych, gdzie przeglądać można podstawowe dane z każdego z działów księgi wieczystej, w tym numery działek ewidencyjnych, czy dane właścicieli, dane o roszczeniach i prawa związanych z nieruchomością oraz dane o hipotekach. Co do zasady wymagana jest do tego znajomość numeru księgi wieczystej.
Z kolei czym innym jest uzyskiwanie oficjalnych dokumentów urzędowych w postaci odpisu, wypisu czy zaświadczenia o zamknięciu księgi wieczystej. To oficjalne dokumenty wydawane przez sąd.
Dla ich uzyskania do tej pory należało zwrócić się do Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych w Warszawie oraz można je uzyskać w każdym oddziale CIKW przy wydziałach ksiąg wieczystych sądów rejonowych. Należało w tym celu złożyć wniosek papierowy – osobiście albo listownie oraz zapłacić za wydanie dokumentu.
Przeglądanie treści elektronicznych ksiąg wieczystych na stronie ministerstwa jest bezpłatne, a za uzyskanie dokumentów z ksiąg wieczystych należy uiścić opłatę:
- za odpis zwykły księgi wieczystej – 30 zł,
- za odpis zupełny księgi wieczystej – 60 zł,
- za wyciąg z księgi wieczystej:
- z jednego działu księgi wieczystej – 15 zł,
- z dwóch działów księgi wieczystej – 20 zł,
- z trzech działów księgi wieczystej – 25 zł,
- z czterech działów księgi wieczystej – 30 zł,
- za zaświadczenie o zamknięciu księgi wieczystej – 10 zł.
Praktyczne zastosowanie odpisu i wypisu z księgi wieczystej
Odpis albo wypis z księgi wieczystej jest potrzebny przede wszystkim do potwierdzenia stanu prawnego nieruchomości. Dokument ten służy do wykazania, komu przysługuje prawo własności lub inne prawa rzeczowe, a także jakie obciążenia, ograniczenia lub roszczenia są ujawnione w księdze. Najczęściej wykorzystuje się go przy obrocie nieruchomościami, w szczególności przy sprzedaży, darowiźnie lub zamianie, gdy konieczne jest przygotowanie aktu notarialnego i sprawdzenie, czy nieruchomość może być skutecznie przeniesiona na nabywcę. Odpis lub wypis z księgi wieczystej bywa również wymagany przez banki przy udzielaniu kredytów hipotecznych oraz przy ustanawianiu hipoteki jako zabezpieczenia wierzytelności.
Dokument ten jest także istotny w postępowaniach sądowych i administracyjnych, zwłaszcza w sprawach dotyczących własności nieruchomości, zasiedzenia, działu spadku, podziału majątku wspólnego czy egzekucji komorniczej. W sprawach spadkowych pozwala ustalić, czy dana nieruchomość wchodzi w skład spadku oraz jakie prawa przysługiwały spadkodawcy. Odpis albo wypis z księgi wieczystej bywa ponadto przedstawiany różnym organom i instytucjom, takim jak urzędy, gminy czy organy podatkowe, a także wykorzystywany przy ubieganiu się o dotacje lub realizacji inwestycji. W praktyce odpis obejmuje całość księgi albo jej aktualny stan i jest częściej wymagany przez notariuszy, sądy i banki, natomiast wypis stanowi wyciąg z określonych działów księgi i jest używany wtedy, gdy potrzebne są jedynie konkretne informacje.
Zmiany w Krajowym Rejestrze Sądowym
Drugim aspektem, który porusza nowelizacja jest zmiana art. 10a ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym poprzez uregulowanie pozyskiwania tzw. newsletter KRS przez aplikację mObywatel.
Tzw. newsletter KRS to informacja o:
- zarejestrowaniu w systemie teleinformatycznym sprawy obejmująca numer w Rejestrze, sygnaturę sprawy i datę rejestracji sprawy albo
- dokonaniu wpisu w pozycji Rejestru obejmująca numer w Rejestrze, sygnaturę sprawy, datę dokonania wpisu i numer wpisu
- dotycząca podmiotu wpisanego do rejestru, która jest automatycznie przesyłana za pośrednictwem systemu teleinformatycznego każdemu, kto za pośrednictwem tego systemu wskazał numer w Rejestrze podmiotu, którego informacja ta ma dotyczyć.
Oznacza to, że do tej pory każdy kto wskazał numer KRS danej spółki, posiadając konto na Portalu Rejestrów Sądowych po zalogowaniu na to konto, mógł takie informacje otrzymać. Teraz dodatkowo dochodzi możliwość uzyskania takich informacji przez aplikację mObywatel, ale jedynie w zakresie podmiotów wpisanych do KRS, z którymi powiązany jest numer KRS wnioskującego.
Nwesletter KRS wprowadzony w 2022 roku pozwala przedsiębiorcom na łatwy i natychmiastowy dostęp do informacji na temat zmian rejestrowych dokonywanych w spółce. Usługa newslettera polega na automatycznym sygnalizowaniu takich zdarzeń jak zarejestrowanie sprawy dotyczącej danego podmiotu czy dokonanie wpisu w KRS – przesyłana jest podstawowa informacja o dokonanej zmianie. Natomiast szczegóły sprawy można poznać przeglądając akta rejestrowe albo zapoznając się z aktualnymi czy też pełnymi informacjami o podmiocie wpisanym do KRS.
Usługa ta powstała w odpowiedzi na zjawisko tzw. „kradzieży spółek:, tj. składania wniosków o aktualizację danych w KRS przez osoby nieuprawnione na podstawie sfałszowanych dokumentów. W ten sposób podejmowane były próby zmiany sposobu reprezentacji spółki i przejęcia nad nią kontroli w celu np. zaciągania zobowiązań finansowych.
Użytkownik może zamówić do 50 subskrypcji i dla każdej zdefiniować takie parametry jak: czas obowiązywania (maksymalnie na rok), otrzymywanie powiadomień mailem, odnowienie (przedłużenie) subskrypcji, gdy zbliża się koniec jej ważności oraz odwołanie subskrypcji, a teraz powstaną nowe opcje związane z aktywacją usług w mObywatelu. Dla aplikacji mObywatel obowiązywać będzie również limit 50 subskrypcji (tj. pobieranie danych dla 50 podmiotów), powiązanych z jednym numerem PESEL właściwym dla danej aplikacji mObywatel.
KRS a mObywatel
Dostęp do danych z KRS za pośrednictwem aplikacji mObywatel będzie ograniczony do danych podmiotów, z którymi ten konkretny użytkownik aplikacji jest powiązany przez PESEL.
Informacje, takie jak:
- zarejestrowanie w systemie teleinformatycznym sprawy obejmujące numer w KRS, sygnaturę sprawy i datę rejestracji sprawy albo
- dokonaniu wpisu w pozycji KRS obejmująca numer w Rejestrze, sygnaturę sprawy, datę dokonania wpisu i numer wpisu
będą mogły być automatycznie przesyłane za pośrednictwem aplikacji mObywatel, o której mowa w ustawie z dnia 26 maja 2023 r. o aplikacji mObywatel (Dz. U. z 2024 r. poz. 1275 i 1717 oraz z 2025 r. poz. 1019), użytkownikowi tej aplikacji, który za jej pośrednictwem wskazał numer w Rejestrze podmiotu, którego informacja ta ma dotyczyć, a z którym użytkownik ten jest powiązany przez numer PESEL.
Informacja będzie automatycznie przesyłana za pośrednictwem systemu teleinformatycznego każdemu, kto za pośrednictwem tego systemu wskazał numer w Rejestrze podmiotu, którego informacja ta ma dotyczyć.
Użytkownik będzie otrzymywał powiadomienia w aplikacji o żądanych danych przez rok czasu, z możliwością przedłużenia.
Ograniczono jednoczesne przesyłania danych do nie więcej niż 50 podmiotów, które to ograniczenie będzie obowiązywało odrębnie w odniesieniu do wniosków składanych przez system teleinformatyczny i odrębnie dla wniosków składanych przez aplikację mObywatel.
Zmiana wejdzie w życie z dniem 31 maja 2026 r. i ułatwi pozyskiwanie informacji dotyczących podmiotów wpisanych w KRS, tj. umożliwi otrzymywanie zawiadomień o wniosku o zmianę wpisu w KRS dla danego podmiotu na aplikację mObywatel.
