Każda nieruchomość powinna mieć założoną księgę wieczystą, bowiem prowadzi się je w celu ustalenia stanu prawnego nieruchomości, a co za tym idzie między innymi również dla zapewnienia bezpieczeństwa obrotu nieruchomościami. Jednak nie każda nieruchomość ma założoną taką księgę wieczystą. Zdarzają się nieruchomości, dla których nie jest prowadzona księga wieczysta. Przyczyny takiego stanu rzeczy mogą być różne – księga wieczysta zaginęła lub uległa zniszczeniu albo nie została nigdy założona.
Dla nieruchomości, dla których nie ma założonych ksiąg wieczystych prowadzone są zbiory dokumentów. Są to zbiory założone w przeszłości. Obecnie istnieje zakaz zakładania zbiorów dokumentów i nowe zbiory nie są już tworzone. Dla nieruchomości, które nie mają założonych ksiąg wieczystych albo których księgi zaginęły lub uległy zniszczeniu, prowadzi się we właściwych sądach rejonowych, do czasu założenia ksiąg, zbiory dokumentów. Zbiory dokumentów przeznaczone są do składania wniosków i dokumentów dotyczących ograniczonych praw rzeczowych i ograniczeń w rozporządzaniu tymi nieruchomościami. Niekiedy również złożenie dokumentu dotyczącego hipoteki jest dopuszczalne (gdy przepis szczególny na to zezwala). Złożenie dokumentów do zbioru na podstawie postanowienia sądu rejonowego ma wszelkie skutki wpisu w księdze wieczystej, z wyjątkiem tych, przewidzianych w przepisach o rękojmi wiary publicznej ksiąg wieczystych (art. 123 ustawy z dnia 6 lipca 1982 o księgach wieczystych i hipotece).
W przypadku, gdy dla danej nieruchomości nie jest prowadzona księga wieczysta, nadal można dokonać czynności przeniesienia własności tej nieruchomości, oczywiście w formie aktu notarialnego (art. 92 § 4 ustawy Prawo o notariacie). Wówczas notariusz ma obowiązek złożenia wniosku o wpis nowego właściciela w księdze wieczystej, nie później niż w dniu sporządzenia aktu notarialnego (za pośrednictwem systemu teleinformatycznego). W przypadku, gdy dana nieruchomość nie ma założonej księgi wieczystej, jest to jednoznaczne z obowiązkiem złożenia wniosku o założenie księgi wieczystej (i dokonanie wpisu). We wskazanej sytuacji obowiązku te spoczywają na notariuszu, który sporządza akt notarialny.
Warto podkreślić, że na właścicielu nieruchomości, stosownie do art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 6 lipca 1982 o księgach wieczystych i hipotece, spoczywa obowiązek ujawnienia swojego prawa własności w księdze wieczystej. W przypadku nieruchomości, dla których nie jest prowadzona księga wieczysta, będzie to jednoznaczne z obowiązkiem złożenia wniosku o założenie księgi wieczystej i ujawnienie w dziale drugim księgi wieczystej aktualnego właściciela. Właściciel nieruchomości ponosi odpowiedzialność za szkodę powstałą na skutek niewykonania tego obowiązku, bądź na skutek opieszałości w jego wykonaniu, jeżeli osoba trzecia doznała w wyniku tego szkody.
Należy jednak podkreślić, że zgodnie z brzmieniem ww. przepisu, wniosek o ujawnienie prawa własności w księdze wieczystej przez właściciela nieruchomości powinien być złożony niezwłocznie. Oznacza to, że ustawa nie precyzuje terminu, w jakim obowiązek ten powinien zostać wykonany, a co za tym idzie wysoce problematyczne jest ustalenie momentu, w którym właściciel nieruchomości miałby już podlegać odpowiedzialności odszkodowawczej. Co więcej, wykazanie przez osobę trzecią powstania szkody, której przyczyna leży w braku złożenia wniosku o wpis prawa własności (lub opieszałości w tym temacie) jest dość abstrakcyjne, bowiem osoba trzecia musiałaby wykazać powstanie takiej szkody, jej wysokość, a także związek przyczynowy pomiędzy jej powstaniem a działaniem właściciela nieruchomości, co w praktyce może okazać się trudne. Powyższe okoliczności skutkują tym, że regulacja prawna dotycząca sankcji za niezłożenie wniosku o wpis prawa własności przez właściciela nieruchomości, jest w praktyce regulacją martwą.
Księgi wieczyste zakładane są na wniosek osoby legitymowanej, a więc uprawnionej do jego złożenia, jak np. właściciel nieruchomości, a niekiedy notariusz w imieniu strony czynności notarialnej. Wniosek na urzędowym formularzu (nie dotyczy notariusza) należy złożyć w sądzie rejonowym wydziale ksiąg wieczystych, właściwym dla danej nieruchomości ze względu na jej położenie. Do wniosku o założenie księgi wieczystej należy dołączyć niezbędne dokumenty, takie jak dane dotyczące podstawy prawnej do władania nieruchomością (np. umowa sprzedaży), a także dane dotyczące samej nieruchomości, jak np. jej metraż. Wniosek o założenie księgi wieczystej powinien zostać należycie opłacony. Założenie księgi wieczystej podlega obecnie stałej opłacie sądowej w wysokości 100 zł, jednak należy do niej doliczyć kolejne opłaty związane z uzyskanie wpisów w poszczególnych działach księgi wieczystej.
