Zgodnie z art. 28 ustawy z 6 lipca 1982 o księgach wieczystych i hipotece (dalej jako u.k.w.h.) przy każdej księdze wieczystej prowadzi się akta księgi wieczystej, do których składa się dokumenty i pisma dotyczące nieruchomości. Fizycznie akta księgi wieczystej znajdują się w Wydziałach Ksiąg Wieczystych Sądów Rejonowych właściwych miejscowo dla danej nieruchomości. Obejmują one wszelkiego rodzaju dokumenty związane z nieruchomością, w szczególności wnioski złożone do księgi wieczystej wraz z załącznikami, a także rozstrzygnięcia sądu dotyczące danej nieruchomości.
Pomimo tego, że księgi wieczyste są co do zasady jawne, prawo do przeglądania akt księgi wieczystej, a więc dokumentów i pism jej dotyczących, przysługuje wyłącznie osobie mającej interes prawny oraz notariuszowi (art. 361 ust. 2 u.k.w.h.). Zasada jawności w przypadku samych akt księgi wieczystej została zatem ograniczona.
Notariusz może przeglądać akta księgi wieczystej niezależnie od interesu prawnego. Jednak każda inna osoba musi wykazać interes prawny, by zajrzeć do akt. Interes prawny to uzasadnienie konieczności przejrzenia akt księgi wieczystej bądź uzyskania odpisów dokumentów poparte stosownymi przepisami prawa.
Co do zasady, osoby, które mają interes prawny w uzyskaniu dostępu do akt księgi wieczystej, można podzielić na dwie, umowne grupy. Pierwszą z nich będą osoby wpisane do księgi wieczystej, bądź wpisane do niej w przeszłości, a obecnie już wykreślone (właściciele nieruchomości, wierzyciele hipoteczni, osoby, na rzecz których wpisana jest w księdze wieczystej służebność). Drugą grupą będą osoby, których prawo nie jest wpisane do księgi wieczystej, ale są w jakiś sposób uprawnione do złożenia wniosku o wpis. Będą to na przykład potencjalni, nowi właściciele nieruchomości, czy też osoby, które posiadają roszczenie o usunięcie niezgodności między rzeczywistym stanem prawnym a stanem prawnym ujawnionym w księdze wieczystej. W praktyce wykazanie interesu prawnego przez osoby z drugiej grupy będzie dużo trudniejsze. Dla przykładu wskazać można, że osoba planująca nabycie nieruchomości może wykazać swój interes prawny m.in. poprzez przedłożenie w sądzie umowy przedwstępnej sprzedaży nieruchomości.
W praktyce, aby uzyskać odstęp do akt księgi wieczystej, należy przedłożyć we właściwym miejscowo dla danej nieruchomości sądzie wieczystoksięgowym wniosek o uzyskanie dostępu do akt księgi wieczystej wraz z uzasadnieniem – wykazaniem interesu prawnego, załączając ewentualnie niezbędne dowody.
Jeżeli natomiast chodzi o odpisy dokumentów znajdujących się w aktach ksiąg wieczystych, wydaje się je na żądanie osób mających interes prawny lub na żądanie sądu, prokuratora, notariusza, organu administracji rządowej albo jednostki samorządu terytorialnego.
Jeżeli dokumenty znajdujące się w aktach księgi wieczystej stanowią podstawę wpisu, - a więc są źródłem wpisu określonych danych w księdze wieczystej, jak na przykład umowa sprzedaży nieruchomości, będąca źródłem wpisu nowego właściciela, - nie wydaje się ich.
Zupełnie inaczej sytuacja przedstawia się, jeżeli chodzi o wgląd do Elektronicznych Ksiąg Wieczystych. Zgodnie z art. 251 u.k.w.h, księgi wieczyste są zakładane i prowadzone w systemie teleinformatycznym. Treść każdej księgi wieczystej odnaleźć można na stronie internetowej Elektroniczne Księgi Wieczyste, prowadzonej przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Powyższe oznacza, że chcąc zapoznać się z treścią księgi wieczystej (a nie z aktami księgi wieczystej - dokumentami), nie ma obowiązku wykazania interesu prawnego. Powinniśmy wówczas jedynie znać numer księgi wieczystej i wpisać go w odpowiednie rubryki na stronie internetowej Elektroniczne Księgi Wieczyste Ministerstwa Sprawiedliwości.
Przeglądając treść elektronicznej księgi wieczystej możemy zapoznać się również z archiwalnymi wpisami, a więc z danymi, które zostały już z księgi wieczystej wykreślone. Aby to zrobić, należy wybrać opcje przeglądania treści zupełnej księgi wieczystej. Wówczas uzyskamy widok każdego z działów księgi wieczystej wypełnionego wpisami na szarym i białym tle. Wpisy na szarym tle to właśnie wpisy archiwalne, wykreślone. Z treści zupełnej księgi wieczystej możemy poznać również daty wykreślenia poszczególnych wpisów.
Poza powyższym, szczegółowym obrazem elektronicznej księgi wieczystej, użytkownik strony internetowej ma również do wyboru opcje przeglądania treści aktualnej księgi wieczystej. W tym przypadku zainteresowany przeglądać będzie jedynie aktualne, niewykreślone wpisy do księgi wieczystej (wraz ze wzmiankami).
Przeglądanie Elektronicznych Ksiąg Wieczystych na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości jest dostępne dla każdego za darmo. Natomiast uzyskanie odpisów w wersji papierowej wiąże się z koniecznością złożenia wniosku we właściwym miejscowo dla danej nieruchomości sądzie wieczystoksięgowym oraz uiszczenia stosownych opłat sądowych. W celu uzyskania odpisu księgi wieczystej należy wypełnić formularz „Wniosek o wydanie odpisu księgi wieczystej” oraz uiścić opłatę sądową za odpis zwykły – w wysokości 30 zł, odpis zupełny (tzn. uwzględniający również wpisy już wykreślone) – 60 zł, a za wyciąg z jednego działu księgi wieczystej – 15 zł. Opłata za wydanie poświadczonego odpisu dokumentu z ksiąg wieczystych wynosi 20 zł za każde rozpoczęte 10 stron, a za wydanie kopii dokumentu – 20 zł za każde rozpoczęte 20 stron.
